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淺談IT中的項目管理


發布時間:2017-4-1  來源:admin

 項目管理一直是一個老生常談的問題,我們身邊項目時時刻刻發生,大到火箭上天,小到家庭裝修。老K作為技術出身,大大小小也做了不下50個項目,這里老K從IT的角度,帶領大家用理論的知識分享如何做好一個項目。

項目管理有四個要素:工作范圍、時間、質量、成本。

對一個項目來說當然最理想的情況就是“多、快、好、省”。“多”指工作范圍大,“快”指時間短、“好”指質量高,“省”指成本低。但是,這4者之間是相互關聯的,提高一個指標的同時會降低另一個指標,所以實際上這種理想的情況很難達到。

項目管理的目的

在談項目管理要素之前,首先明確一下什么是項目管理。按PMI的定義:“Project management is the applications of knowledge, skills,tools, techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations from the project. ”。按字面意思理解,項目管理就是“在項目活動中運用一系列的知識、技能、工具和技術,以滿足或超過相關利益者對項目的要求”,這指出了項目管理涉及的范 疇和要達到的目標。

對于以“項目”為基本運作單位的IT服務公司來說,主要目標是讓每個項目都能使?“客戶滿意、公司獲利”。雖然單方面提高項目管理水平還不能達到此目標,但項目管理無疑起著舉足輕重的作用。因此,項目管理已經是公認的IT服務公司核心競爭力之一。

項目的成功要素

成功的項目不僅取決于項目本身從開始到結束的執行過程,還取決于開始前和結束后的努力。成功的項目應該取決于三個階段的努力:

1)項目開始前必須?“了解什么是客戶的成功”,只有客戶成功了項目才能成功;

2)項目執行中能夠“擔負客戶成功的責任”,按要求完成承諾的工作;

3)項目結束后能“幫助客戶實現價值”,只有客戶說項目成功了才是真正的成功。

雖然項目前和項目后的努力不是討論的重點,但對于項目的成功卻有重大的意義,這里簡單說明。

“了解什么是客戶的成功”指了解客戶的真正需求,客戶需求是項目存在的根本原因。這就要回答“可以幫助客戶解決什么問題?能給客戶帶來什么價值”,只有回答了這兩個問題,才能明確客戶的成功標準,進而明確項目目標。

事實上這就是一定要站在客戶立場上考慮問題,這點尤為重要。客戶需要的不是將一堆硬件和軟件組裝起來,而是要能幫他們解決問題。 比如,你如果對一個銀行客戶說“這個大集中系統能夠集中管理數據,統一管理流程,實時分析經營情況”,那么客戶會非常興奮,覺得為此買2臺AS400并開 發新的應用系統完全值得;但如果你站在廠商立場考慮問題,可能關心“今年他們還需要幾臺AS400?”、“是否還有新的軟件單”。那么即使成功簽單并完成 了項目,你頂多只能指望客戶的評價是“系統性能穩定、軟件質量不錯”。

“幫助客戶實現價值”指要讓客戶用項目的產品達成預期的商業目標。項目完成系統開發后,還需要移交產品、培訓支持和運行維護等一系列的工作,才能確保客戶 正常使用和實現商業目標。這部分的工作量非常可觀,要特別重視,否則就會陷入兩難的境地:如果為了客戶滿意度而額外承擔這部分工作,會造成商業損失,甚至 項目虧本;如果不做這部份工作完工就走,會降低客戶滿意度,造成信譽損失。目前很多公司都明確將這部分工作寫入合同,或者項目后另行簽定維護合同。

做到上述兩點就會擁有滿意的客戶,這不僅會促成再次發生業務聯系,而且一個滿意的客戶的推薦會幫助我們輕而易舉獲得新的客戶。而作為創造產品或服務的過程?—“項目”,不僅是讓“客戶滿意”的關鍵,更是讓“公司獲利”的關鍵,項目管理的水平也決定著能否“擔負起客戶成敗的責任”。項目中要管理的成功要素包 括:

范圍(Scope)。也稱為工作范圍,指為了實現項目目標必須完成的所有工作。一般通過定義交付物(Deliverable)和交付物標準來定義工作范 圍。工作范圍根據項目目標分解得到,它指出了“完成哪些工作就可以達到項目的目標”,或者說?“完成哪些工作項目就可以結束了”。后一點非常重要,如果沒有工作范圍的定義,項目就可能永遠做不完。要嚴格控制工作范圍的變化,一旦失控就會出現“出力 不討好”的尷尬局面:一方面做了許多與實現目標無關的額外工作,另一方面卻因額外工作影響了原定目標的實現,造成商業和聲譽的雙重損失。

時間(Time)。項目時間相關的因素用進度計劃描述,進度計劃不僅說明了完成項目工作范圍內所有工作需要的時間,也規定了每個活動的具體開始和完成日期。項目中的活動根據工作范圍確定,在確定活動的開始和結束時間還要考慮他們之間的依賴關系。

成本(Cost)。指完成項目需要的所有款項,包括人力成本、原材料、設備租金、分包費用和咨詢費用等。項目的總成本以預算為基礎,項目結束時的最終成本 應控制在預算內。特別值得注意的是,在IT項目中人力成本比例很大,而工作量又難以估計,因而制定預算難度很大。

質量(Quality)。是指項目滿足明確或隱含需求的程度。一般通過定義工作范圍中的交付物標準來明確定義,這些標準包括各種特性及這些特性需要滿足的 要求,因此交付物在項目管理中有重要的地位。另外,有時還可能對項目的過程有明確要求,比如規定過程應該遵循的規范和標準,并要求提供這些過程得以有效執 行的證據。

時間、質量、成本這三個要素簡稱TQC。在實際工作中,工作范圍在《合同》中定義;時間通過《進度計劃》規定,成本通過《預算》規定,而如何確保質量在 《質量保證計劃》規定。這幾份文件是一個項目立項的基本條件。一個項目的工作范圍和TQC確定了,項目的目標也就確定了。如果項目在TQC的約束內完成了 工作范圍內的工作,就可以說項目成功了。

綜上所述,項目的成功就是指“客戶滿意、公司獲利”,這取決多種因素。包括項目前真正了解什么是客戶的成功,明確成功的標準;項目中定義清晰工作范圍和?TQC,并按TQC的約束完成工作范圍;項目后幫助客戶實現商業價值。只有當客戶說項目成功時,才是項目的真正成功。

項目管理要素間的關系

項目管理有四個要素,工作范圍、時間、質量、成本。對一個項目來說當然最理想的情況就是“多、快、好、省”。“多”指工作范圍大,“快”指時間短、“好”?指質量高,“省”指成本低。但是,這4者之間是相互關聯的,提高一個指標的同時會降低另一個指標,所以實際上這種理想的情況很難達到。

舉個可能每個人都遇到過的例子—裝修。假定原計劃需要兩個月完成,但由于原住房提前拆遷,必須1個半月內完工。因此,“時間”的要素發生了變化,為了縮短工期可能采取什么樣的措施呢?

★措施一:原來廚房是自己做框架,買貼塑門面,現改為買整體廚房;顯然代價是成本提高了。

★措施二:原來墻面要刷4遍立邦漆,這非常耗費時間,現在刷2遍就算了;但代價是質量降低了。

★措施三:先不鋪木地板,燈具以后再安裝;注意,這時您已經改變工作范圍了。從這個例子可以看出,在項目中很難保證每個目標同時達到最佳。在實際工作中往往只能均衡多種因素做出取舍,使最終的方案對項目的目標的影響最小。

項目中“人”的因素

在項目管理的成功要素中,有一個要素非常重要,卻往往被忽略—那就是“人”。是“人”在確定項目目標、推動項目進程,使用項目成果創造價值;在IT項目中,人力成本決定了項目是否贏利。

首先,IT服務經營的就是“人”。IT項目中的人力成本占總成本的相當比例,項目實際的人力成本決定了贏利的水平。實際工作中可能會發現:作項目預算時項 目的利潤很高,但最后核算部門的總體利潤時卻賠本。這是因為,應用開發項目的人力成本很難估算準確,很多項目為了質量和進度要求,執行中都會不斷追加人 力,最后使用的人力資源大大超出了預算;而一個部門的總人力資源是固定的,如果多數項目超出預計人力資源就會造成部門承接的項目總數減少。因此IT服務公 司必須核算項目人力成本以控制項目的人力資源投入。具體要做的就是:在做項目預算時就應該明確需要的人力資源總數,執行中要記錄實際使用的人力資源,結束 項目時核算一個項目到底是賺了還是賠了。特別是一些利潤水平低風險又大的項目,可能只要多投入一個人月項目就賠了,因此項目過程中就要動態監控人力投入情 況并與預算進行比較,一旦發現超出預算就應即時處理。

例如,假設一個開發人員一年的平均成本要12萬(包括工薪和分攤成本),那么一個月的人力成本就是1萬元,如果一個項目需要10人月,那么保本的簽約額至 少10萬。假設簽約15萬,預算10萬成本(假設全是人力成本),發現已經投入16個人月的人力仍未結束項目,則單人力成本就是16萬,項目至少已經虧了?1萬元。

其次,項目的目標是“人”確定的。我們前面討論過,項目的目標是衡量成敗的標準,如果開始時目標不清,或者組織中各個方面對目標沒有達成共識,會使項目從 一開始就蘊涵危機。在前一種情況下,項目可能為了遵從“上級”的意圖而不斷反復,甚至即使按要求完成了項目,但用戶也無法使用項目的結果實現利益;在后一 種情況下,一旦發生人事變動則目標就可能被修改,甚至直接被終止,從而前功盡棄。還有一些有“政治”因素的項目,可能提出無法達到的目標(一般是過高的時 間要求),最后不得不犧牲質量造成最終項目失敗。

第三,項目承擔者的能力對項目成敗有直接影響。在大型或復雜的項目中,僅僅技術不能決定項目的成敗。事實上,項目很少因為技術原因失敗,更多是因為管理和 人際關系等方面的原因。有的項目經理雖然是一個技術專家,但缺乏必要管理能力,就會使計劃成為廢紙,項目工期和成本大大超出預期。一些IT項目需要客戶的 參與和支持,推動客戶的能力就非常重要,如果項目經理缺乏必要的溝通協調能力,就無法獲得客戶的支持導致項目延期。

例如,軟件應用項目完成開發后需要對用戶進行培訓,但用戶平時都要工作,培訓不得不加班進行,培訓組織工作就非常困難。這時,有的項目經理只會向公司匯 報,并在等待中延期和超支;而一個優秀的項目經理就非常出色,他先問自己:項目可以“給誰解決問題”或“給誰帶來利益”,從客戶中找出的這些人就是自己同 盟軍。然后,這個項目經理或自己說服或高層公關,通過各種方式獲得這些人的支持,最后通過客戶方自上而下施加壓力順利完成客戶培訓,培訓中客戶甚至要求項 目組出題考試。其實,這個項目經理口才并無出色,但他出色之處在于具備“分析項目驅動力,借勢達成目的“的能力,進而推動項目的進程。

第四,團隊分裂和骨干流失是項目的一個重大風險,會給我們帶來慘痛的損失,這是大家可能都有體會的。有的項目經理雖然有專業技能,也具備一定的管理知識, 但恰恰缺乏團隊建設能力,會使團隊人際緊張,甚至分裂,從而造成項目動蕩和失敗。事實上,?“找一些優秀的球員并不難,但讓他們一起打球就困難了”,光有專家還不能保證項目成功,必須讓他們能團結協作,有時項目困難之處也正在于此。

小 結

對于以“項目”為基本運作單位的IT服務公司來說,目標是“客戶滿意、公司獲利”,而項目管理是達成這個目標的重要因素。項目成功應該在開始前?“了解什么是客戶的成功”;更多知識大家也可以關注“IT專家”微信公眾號。執行中“擔負客戶成功的責任”,結束后“幫助客戶實現價值”。項目執行中的管理要素包括工作范圍、時間、質量、成本,這四者相 互制約,我們只能作出權衡。

項目成功的另一個重要要素是“人”。在IT服務項目中,人力成本的控制決定公司贏利能力。很少有項目是由于技術上的原因失敗,而是由于“人”未能確定正確 目標,未對目標達成一致;項目“承擔者”需要必要的能力獲得組織的支持,推動項目的進程;團隊建設對項目意義重大,需要專家之間良好協作項目才能成功。

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